Você já se pegou naquela situação em que vai se deixando levar pela situação?

Sua rotina é intensa e você precisa comandar muitas frentes de sua empresa, por isso a melhor decisão é deixar tudo como está e manter o mesmo contador ou escritório contábil que já te atende há tanto tempo e cuidam de tudo para você.

Aliás, quando foi que o seu escritório de contabilidade te apresentou os últimos balancetes ou entrou em contato para saber como andam os seus processos e se está precisando de alguma consultoria com algum assunto que pode te ajudar a tomar uma decisão mais assertiva?

É preciso levar em consideração as fases pelas quais a sua empresa atravessa, pois para cada uma será necessário um planejamento e também um atendimento diferente, pensando na saúde do seu negócio.

Um escritório contábil ocupa papel importante, pois se trata de gestão financeira, fiscal e de pessoas, serviços que permitem manter a empresa legalizada e com todas as obrigações atendidas para a prevenção de riscos que muitas vezes colocam negócios em situações de vulnerabilidade.

Trocar um escritório de contabilidade é mais simples do que parece, conforme você pode conferir abaixo em poucos passos sobre como fazer!

1 – Não adie a sua tranquilidade

A primeira coisa que você precisa saber é que você pode trocar o seu escritório sempre que julgar conveniente e necessário.

A única atenção é verificar no seu contrato de serviços contábeis atual, se existe alguma multa contratual em caso de rescisão, para decidir o melhor momento para fazer com mais segurança ou estar preparado para uma despesa extra, conforme for melhor para a sua empresa.

2 – Procure um novo escritório de serviços contábeis

Pesquise um novo escritório de contabilidade que atenda suas necessidades. Você pode começar avaliando quanto tempo dedicou para tomar decisões com a sua contabilidade atual, seja por falta de orientação, problemas gerados e outras questões.

Um escritório contábil é serviço obrigatório por lei para as empresas, por isso, ao decidir por um ou outro, se reúna com o responsável que possa te passar todas as informações que precisar, pergunte se ele tem experiência no seu mercado ou em algum similar, quanto tempo de experiência, se há referências quanto ao trabalho dele, qual o processo de atendimento e como terá acesso às informações de sua empresa para o acompanhamento adequado.

Por fim, fale sobre os pontos de maior dificuldade pelos quais passou e como poderão evitar que esses se resolvam ou que voltem a acontecer.

3 – Formalize o cancelamento com o escritório ou contador atual

Após decidir o novo escritório contábil, será necessário formalizar o cancelamento dos serviços com o escritório ou contador atual. Verifique no contrato as regras de cancelamento e faça o comunicado, que deverá conter os dados da sua empresa e a data do encerramento do contrato.

Na maior parte dos escritórios, o prazo para organizar a documentação fiscal, contábil e pessoal é de 30 dias, prazo considerado como aviso prévio e que deverá ser respeitado.

Não deixe de solicitar na entrega dos documentos um extrato da situação de débitos municipais, estaduais e federais, além de eventuais parcelamentos e processos que estejam em trâmite.

4 – O seu novo escritório de contabilidade

Solicite o contrato da prestação de serviços com todos os detalhes que acertaram, o detalhamento dos serviços, mensalidade, prazos e certifique que a vigência está de acordo com a data em que eles receberão os documentos da contabilidade anterior.

5 – Responsabilidade técnica

Por fim, é importante receber do escritório anterior um documento de rescisão contratual, junto com um termo de responsabilidade técnica.

O termo de responsabilidade técnica garantirá que qualquer pendência, erro cometido ou deixado durante o período em que os serviços foram prestados, continuará sendo responsabilidade do escritório anterior e que este arcará com qualquer dano ou prejuízo que a sua empresa tenha em decorrência de suas ações até a data da prestação de serviços.

Todas as ações seguintes passam a ser responsabilidade do novo escritório.

Contabilidade é muito mais do que cuidar de burocracia, por isso decidir por um modelo de serviço mais otimizado para a sua empresa, poderá ajudá-lo a ter mais previsibilidade, decisões na hora certa e consequentemente melhores resultados.

Invista na saúde da sua empresa para prosperar!

E se precisar de um escritório de contabilidade com visão estratégica, conte com a Itamarati Contábil. São 29 anos de experiência e estrutura robusta para atender desde as necessidades mais simples até as mais complexas.