Em razão da pandemia de Covid-19, muitas empresas tiveram que adequar e reorganizar seus departamentos para um novo cenário, inclusive com trabalho à distância. O novo normal é o home office!  

A necessidade de distanciamento social trouxe mudanças inesperadas, comportamentos e rotinas muito diferentes do dia a dia da grande maioria das empresas, sendo indispensável estabelecer um plano de ação para evitar conflitos internos e de interesses dos gestores e colaboradores, mais uma missão aos profissionais de RH.

O RH precisa tomar as rédeas para manter os departamentos rodando e alinhar a boa comunicação com a equipe, inclusive quanto às medidas de segurança, para evitar contaminação. Mas não só isso, o departamento também precisa intensificar esforços no que diz respeito à gestão da folha de pagamento junto ao setor financeiro da empresa. Afinal, em muitos casos será preciso recorrer às medidas emergenciais para passar pelo momento e sobretudo, evitar o desperdício de recursos.

Veja os passos importantes para uma gestão eficiente da Folha de Pagamento em tempos de pandemia:
1 – Comunicação

É muito importante adotar uma comunicação online efetiva, para ser possível manter os compromissos da empresa e o alinhamento das demandas com a equipe. Essa rotina integrada permitirá manter a produtividade e evitar a ociosidade, que onera muito a folha de pagamento, sem dúvida alguma.

2 – Controle de horas trabalhadas

Não apenas durante a pandemia, sempre foi muito recomendado que o controle de horas trabalhadas seja fiel à realidade.

Através do controle de entrada e saída, atrasos, pausas, horas extras e adicionais, é possível criar um banco de horas por exemplo para reduzir o pagamento de horas extras ou até reduzir a carga horária, quando for identificado que menos horas trabalhadas será o suficiente para atender a demanda reduzida do momento da crise e assim reduzir os custos com a folha de pagamento.

Nos dias de hoje já existem softwares que podem ser utilizados pelas empresas para estabelecer metas e feedback online, por meio de uso de geolocalização ou de frequência de acesso ao sistema, por exemplo. Isso pode ajudar, inclusive, os negócios que precisam rever estratégias de gestão ou equipes e assim organizar sua folha de pagamento durante a crise.       

3 – Auxílios do Governo para manter a folha de pagamento

Manter a folha de pagamento neste momento de pandemia está sendo um grande desafio para muitos empresários. Como manter os pagamentos em dia se as entradas de recursos pela venda de produtos ou serviços, não estão normais? Para muitas empresas, principalmente aquelas que não tinham reservas financeiras, a atenção precisa ser redobrada.

Neste contexto, o Governo Federal criou a Medida Provisória 936, conhecida como o Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda, na qual é prevista a redução de até 70% da jornada de trabalho, o que resulta em redução dos salários também. Acesse aqui e leia os detalhes da MP936.

O intuito do governo com essa ação é reduzir o gasto com a folha de pagamento para que o empresário ajuste seu caixa e consiga manter seu negócio aberto.

As empresas que decidirem aderir à medida provisória poderão reduzir a jornada de trabalho e salários de 25%, 50% ou 70%, fazendo acordo individual entre empregado e empregador.

Para as empresas que não optarem pela medida provisória e desejarem manter a folha de pagamento normalmente, sem cortes na jornada de trabalho, mas que ainda assim precisam de uma ajuda financeira, o Governo Federal implantou uma linha de crédito emergencial exclusiva para pagamento de salários.

As empresas que têm acesso a essa linha de crédito são as pequenas e médias, que tiveram faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 10 milhões no último período. Além dessa condição, as empresas poderão usar esse valor para o pagamento de funcionários que recebam até dois salários mínimos (R$ 2.090,00).

No caso do empréstimo, o governo disponibilizou um período de carência de 180 dias para que as empresas comecem a pagar o valor solicitado para a manutenção da folha de pagamento. Assim, os credores poderão postergar o pagamento e parcelar em até 36 meses, com uma taxa de juros de 3,75% ao ano.

Importante: Durante esse período de pagamento do empréstimo (até 36 meses), as empresas não poderão demitir seus funcionários.

Há ainda a MP927, que estabelece que o recolhimento do FGTS para as obrigações de março, abril e maio de 2020 poderão ser parcelados em até 6 parcelas iguais sem encargos e multa. Acesse aqui e leia os detalhes da MP927.

Os empresários que precisam de um apoio neste momento, portanto, deverão analisar com cautela todas essas possibilidades.

Antes de mais nada, é preciso entender como anda o fluxo financeiro de sua empresa, as previsões de entradas e saídas e o impacto que a decisão a ser tomada vai ter no caixa e na folha de pagamento.

É um momento de análise detalhada de todos os pontos e gastos do negócio, desde os considerados não tão importantes, até aqueles que são a alma da empresa, e isso sem dúvida alguma passa pela folha de pagamento e pelo maior bem de qualquer negócio: as pessoas.

4 – Assessoria Especializada

Se a sua empresa ainda não recorre à profissionais especializados para encontrar as melhores alternativas, está na hora de apostar nessa ideia.

Muitas empresas, entram em um ciclo automático e nunca param para analisar os dados que impactam muito a folha de pagamento.

Em um momento de crise é quando um time de RH especializado faz mais sentido para sua empresa, por isso, economizar nessa área pode ser um erro e onerar ainda mais a sua despesa mensal com seu quadro de colaboradores.

Leia também o nosso artigo “5 dicas para economizar com a folha de pagamento da sua empresa”.

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